Thanh tra tỉnh Lạng Sơn hoàn thành số hóa hồ sơ giai đoạn 1, triển khai giai đoạn 2

Hoàn thành số hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1

Trong giai đoạn 1, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đã tập trung rà soát, phân loại, sắp xếp và chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu thời kỳ từ ngày 01/01/2021 đến năm 2026 trước khi thực hiện scan, số hóa. Công tác chuẩn bị được chú trọng ngay từ đầu, bảo đảm hồ sơ được xác định đầy đủ về phạm vi, nội dung và tình trạng, hạn chế thiếu, trùng lặp hoặc chưa hoàn chỉnh thông tin.

Hồ sơ sau khi được chuẩn bị được thực hiện scan và cập nhật dữ liệu theo yêu cầu của Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”. Quá trình này chú trọng chất lượng hình ảnh tài liệu, tính chính xác và thống nhất của thông tin, đồng thời bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật trong quá trình xử lý và lưu trữ. Việc phân loại, sắp xếp hồ sơ giúp quá trình scan được thực hiện thuận lợi, đồng thời tạo điều kiện để dữ liệu sau số hóa được quản lý, lưu trữ và tra cứu hiệu quả.

Hoạt động scan, số hóa hồ sơ, tài liệu tại Thanh tra tỉnh Lạng Sơn được thực hiện theo lộ trình Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”.

Đến nay, công tác số hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1 đã hoàn thành. Kết quả này là tiền đề để Thanh tra tỉnh Lạng Sơn tiếp tục thực hiện các nội dung tiếp theo của Dự án, đồng thời từng bước hình thành nguồn dữ liệu số phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử.

Tiếp tục triển khai số hóa hồ sơ giai đoạn 2

Trên nền kết quả của giai đoạn 1, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn tiếp tục triển khai công tác quét (scan), chuẩn hóa và số hóa hồ sơ, tài liệu thời kỳ từ ngày 01/01/2010 đến hết ngày 31/12/2020 (giai đoạn 2) theo yêu cầu của Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”.

Công chức các phòng chuyên môn Thanh tra tỉnh Lạng Sơn rà soát, phân loại và chuẩn hóa hồ sơ trước khi thực hiện số hóa theo yêu cầu của Dự án.

Ở giai đoạn 2, hồ sơ, tài liệu được rà soát, sắp xếp và chuẩn bị theo từng nhóm, bảo đảm đầy đủ, đúng quy định, không trùng lặp và đủ điều kiện thực hiện quét, số hóa. Những thông tin chưa đầy đủ được kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện trước khi bàn giao phục vụ số hóa.

Thanh tra tỉnh Lạng Sơn tích cực triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu, góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu số thống nhất của ngành Thanh tra.

Song song với việc chuẩn bị hồ sơ, Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đang thực hiện quét (scan) theo từng nhóm, từng đợt. Hồ sơ sau khi quét được kiểm tra về độ rõ nét, tính đầy đủ và chính xác, tạo thuận lợi cho các bước chuẩn hóa, cập nhật dữ liệu tiếp theo và góp phần bảo đảm tiến độ, chất lượng số hóa theo kế hoạch.

Hình ảnh công chức Thanh tra tỉnh Lạng Sơn thực hiện scan, số hóa hồ sơ, tài liệu nhằm chuẩn hóa, số hóa dữ liệu phục vụ Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”.

Tạo nền tảng xây dựng cơ sở dữ liệu số của ngành Thanh tra

Từ kết quả hoàn thành giai đoạn 1 đến quá trình triển khai giai đoạn 2, công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại Thanh tra tỉnh Lạng Sơn đang từng bước tạo dựng nguồn dữ liệu số thống nhất, góp phần phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý và hoạt động chuyên môn của cơ quan. Việc chuyển đổi hồ sơ từ phương thức lưu trữ truyền thống sang môi trường số sẽ tạo thuận lợi trong quá trình tìm kiếm, tra cứu và khai thác thông tin, nhất là đối với những hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác tổng hợp, thống kê và theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ. Khi các nội dung số hóa được hoàn thành theo lộ trình, nguồn dữ liệu này sẽ tiếp tục được phát huy, hỗ trợ hiệu quả hơn cho công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử.

Cùng với đó, việc từng bước chuẩn hóa và số hóa hồ sơ cũng góp phần hình thành phương thức quản lý hồ sơ khoa học, thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng và bảo quản tài liệu. Đây là một trong những bước đi thiết thực trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số tại Thanh tra tỉnh Lạng Sơn, tạo thêm điều kiện để cán bộ, công chức khai thác thông tin phục vụ công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.

Thông qua việc triển khai từng bước, phù hợp với lộ trình của Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”, công tác số hóa không chỉ hướng đến việc lưu trữ hồ sơ trên môi trường điện tử mà còn góp phần đổi mới phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng dữ liệu trong hoạt động chuyên môn. Qua đó, từng bước xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số và sự phát triển của ngành Thanh tra trong thời gian tới.